A technológia fejlődése az elmúlt évtizedben a hazai kkv-k számára is jelentős változásokat hozott. Azzal, hogy a vállalati informatika ma már az üzleti folyamatok elengedhetetlen részévé vált, a legtöbb vállalat életében az IT menedzsment szerepe is jelentősen megnőtt. Ettől függetlenül máig még kevés hazai cég ismerte fel fontosságát, pedig a hatékony IT menedzsment növeli a vállalkozás hatékonyságát, javítja az üzleti folyamatokat és nem utolsó sorban a költségeket is csökkenti.
Mivel üzleti modellünk alapja a hatékony informatika megteremtése cégmérettől függetlenül, így az átfogó IT menedzsment jelenleg az egyik legfontosabb szolgáltatásunk. Hogy közelebbről is bemutassuk, ebben a cikkben igyekszünk rávilágítani az IT menedzsment fontosságára és megmutatni szerepét a vállalatok életében. Emellett bemutatjuk azokat a lehetőségeket és kihívásokat, melyekkel a cégeknek szembe kell nézniük az IT menedzsment során.
Mit nevezünk IT menedzsmentnek?
Mielőtt mélyebben belemennénk a témába, fontos tisztáznunk az IT menedzsment fogalmát. Ez persze nem egyszerű, mert esetében egy rendkívül egyedi modellt látunk, ami számos aspektusában élesen különbözik a vállalatok más területein jellemző feladatszervezéstől.
Az IT menedzsment a vállalat informatikájának szervezésével, irányításával és felügyeletével foglalkozó ágazat, melynek célja, hogy az IT erőforrásokat (pl. hardver, szoftver, adatok és hálózatok) hatékonyan használja fel a szervezet üzleti céljainak támogatására. Az IT menedzsment amellett, hogy biztosítja a technológiai és az üzleti stratégiák közötti kapcsolatot, segít az üzleti igényekhez igazítani a vállalati infrastruktúrát.
Az IT menedzsment tehát számos feladatot magában foglal, beleértve az IT stratégia kidolgozását, az informatikai infrastruktúra tervezését és telepítését, a rendszeres karbantartást és frissítést, a biztonsági intézkedések kidolgozását és végrehajtását, az alkalmazások fejlesztését és az üzemeltetést. Az IT menedzsment körébe tartozik továbbá az informatikai személyzet felügyelete, a projektmenedzsment és a költségvetés-tervezésben való aktív részvétel is.
A vállalati informatika nem egyenlő az IT menedzsmenttel
Talán az egyik legalapvetőbb probléma, amit a hazai vállalatoknál tapasztalunk, hogy sok helyen IT menedzsmentként hivatkoznak arra, ami valójában nem az. Ugyanis attól, hogy a vállalatnak van egy informatikai rendszere és rendszergazdája, még nem feltétlenül jelenti azt, hogy rendelkezik IT menedzsmenttel. Ugyanez vonatkozik a kiszervezett informatikára is, hiszen a szerverbérlés, rendszerüzemeltetés és géppark karbantartása klasszikus értelemben szintén a rendszergazdai feladatok közé tartozik. A vállalati informatika akkor léphet át az IT menedzsment körébe, ha összefonódik a cég üzleti folyamataival és ennek megfelelően részt vesz a szervezet irányításában és a döntéshozatalban is.
A legfontosabb tehát, hogy a hatékony IT menedzsment mindig valamilyen stratégia mentén a vállalat üzleti céljait ismerve és figyelembe véve végzi tevékenységét és a vállalat teljes működésére kihat.
A hatékony IT menedzsment lelke a szakértő felelős
Vajon képes lenne hatékonyan működni az a vállalat, ahol a sales vezető viszi a könyvelést, a marketing vezető pedig a HR-t? Ugye nem hangzik valami jól? Pedig sok vállalat esetében körülbelül ugyanez a helyzet az IT menedzsmenttel is. Sajnos nem ritka eset a hazai vállalatoknál, hogy olyan felelősre bízzák rá ezt a feladatkört, aki nem informatikai szakember, mint például a termelési vezető vagy pénzügyi igazgató. Ez esetben a probléma, hogy bár ezek a személyek tisztában vannak a vállalat üzleti céljaival, informatikai szempontból nem rendelkeznek kellő szakértelemmel ahhoz, hogy megfelelő döntéseket hozzanak.
Az iSolutions IT menedzsment szolgáltatásának legnagyobb értéke abban rejlik, hogy egyszerre ad informatikai stratégiát, beszerzést, végrehajtás és rendszerfelügyeletet, aminek köszönhetően maximális hatékonysággal látja el szerepét, mintha csak egy IT igazgató dolgozna a cégnél.
Az IT menedzsment alapjai
Láthatjuk tehát, hogy az IT menedzsment egy komplex feladat, amely több lábon áll, ezeket pedig érdemes közelebbről is megvizsgálni:
Stratégia – A hatékony IT menedzsmenthez elsősorban látni kell azt, hogy a vállalkozás honnan hova halad, így elengedhetetlen, hogy folyamatos kapcsolatban legyen az ügyvezetéssel. Milyen növekedési pályán van a vállalat? Új munkatársakat toboroz? Terméket fejleszt? Telephelyet bővít? Ezek mind olyan kérdések, amik lényegesek a stratégia kialakításában, mivel jelentősen befolyásolják a vállalat informatikai megoldásait.
Költségvetés – Fontos, hogy az IT menedzsment rálásson a vállalat költségvetésére, hiszen abból fogja látni, hogy milyen színvonalon és mennyi pénzből valósíthatja meg a vállalat informatikáját. A hatékony IT menedzsment a vállalat teljes költségvetését figyelembe véve gazdálkodik a vállalat erőforrásaival és gazdaságos, hosszú távon megtérülő megoldásokat eszközöl.
Beszerzési stratégia – Az IT menedzsment feladata a megfelelő informatikai infrastruktúra megtervezése, kialakítása, üzemeltetése és karbantartása is, ami alatt a vállalat eszközeit és rendszereit értjük. Ehhez az IT menedzsmentnek tudnia kell, hogy mit és mikor kell megvásárolnia a cégnek, valamint át kell látnia a vállalaton belüli munkafolyamatokat is. Például, hogy honnan, miként és milyen eszközökről dolgoznak a munkatársak, valamint tudnia kell azt is, hogy melyek azok a területek, amiken a vállalat a legerősebben fejti ki tevékenységét. Egy erős sales-el rendelkező cégnek például elengedhetetlen egy hatékony CRM rendszer, ahol pedig több munkatárs dolgozik összetett folyamatokon, ott fontos lesz egy jól működő projektmenedzsment program. Az eszközök esetében ráadásul számolni kell a tervezett elavulással is, amit szintén bele kell építeni az eszközbeszerzési stratégiába.
Összetett ügyek kezelése – A vállalatoknál a napi informatikai feladatok elvégzése mellett az IT menedzsmentnek a bonyolultabb ügyeket is kezelnie kell, amik komoly tervezést és előkészületet igényelnek. Ezek tipikusan olyan feladatok, amik nem egy-két nap és nem is egy-két hét alatt oldódnak meg, hanem akár hónapokra vagy félévekre is elhúzódhatnak. Ilyen például egy új vállalatirányítási rendszer bevezetése, a cég informatikai hátterének lecserélése vagy a felhőbe költözés.
A hatékony IT menedzsment előnyei
Nem győzzük hangsúlyozni, hogy a megfelelő IT menedzsment cégmérettől függetlenül megannyi előnnyel jár a hazai vállalkozások számára, ezért most a teljesség igénye nélkül felsorolunk párat:
Alapos dokumentáció – Az IT menedzsment dokumentációt vezet a felhasználókról, jogosultságokról, IP-címekről, eszközökről, jelszavakról és minden olyan információról, ami az informatikai rendszer alapját képzi. Ezek a listák segítik a vállalat informatikai szakembereinek munkáját, valamint egyszerű és biztonságos hozzáférést nyújtanak a vezetőknek az IT rendszerekkel kapcsolatos fontos információkhoz.
Változások nyomon követése – Az IT menedzsment segít nyomon követni a cégen belüli változásokat, az esetleges problémákat, a folyamatokat, és javítja az üzleti hatékonyságot. Emellett támogatja a vállalkozást az IT projektek hatékonyabb kezelésében, segíti a vállalati célkitűzések megvalósítását, valamint növeli a szervezet biztonságát és csökkenti az üzleti kockázatot.
Informatikai megoldások optimalizálása – Egy jó IT menedzsment csapat az adott vállalkozás igényeire szabva azonosítja a legjobb IT megoldásokat. Emellett a jobb üzleti eredmények érdekében javítja a folyamatokat és biztosítja a rendszer zavartalan működését.
Átláthatóság megteremtése – A hatékony IT menedzsment segítségével a cégvezetők egyszerűen nyomon követhetik a vállalaton belüli folyamatokat, fejlesztéseket és a költségeket is ellenőrizhetik.
Hatékony kommunikáció és biztonságos adatkezelés – Az innovatív IT megoldások lehetővé teszik a vállalatok számára a biztonságos adatkezelést, ami a vállalat belső és külső kommunikációját egyaránt megbízhatóvá és hatékonnyá teszi.
