Felhők háborúja: G Suite kontra Office 365
2018. január 25.
Vállalati felhő… őszintén, kinek jó ez?
2018. február 15.

A bölcs (cég)ek köve – útmutató siető kalandoroknak

A tökéletesen működő cég titkát sokan úgy keresik, mint a Szent Grált. Adott egy vállalkozás kiforrott tevékenységgel, állandósult feladatokkal, érett működéssel. Egy ilyen cégben egyszerre sok minden mozgásban van: mi van a raktárban, hogy áll a könyvelés, mit vettek, kinek adtak el… a hiányzó láncszem tehát valami olyasmi lehet, ami ezeket a folyamatokat összefogja. De hol keressük a választ? Vállalatirányítási rendszerekben? Vagy éppen Excel táblázatokban?…

A vállalatirányítási rendszerekre sokan esküsznek: a multik élni sem tudnának e nélkül, a kis-és középvállalkozások nagy részénél pedig két variációt figyeltem meg. Olyan ez, mintha házat szeretnének venni, de sehol nem találnak olyat, ami kicsit is passzol az igényeikhez, így marad az építkezés – ami nem kis költség, és annál több várakozás. Nem csoda, ha sokan inkább meg sem próbálkoznak ezzel. A másik lehetőség, hogy építkeznek, de csak a díszes bejárat meg a színes tartófalak készülnek el, az eső pedig beesik – azaz a rendszer nem teljes körű, és pont a legfontosabb dolgokat nem támogatja.

Amikor a fa mögött nagyon is látszik az erdő…

Ilyenkor lép be általában a Jolly Joker, az Excel-táblázat. Ez utóbbi olyan munkaeszköz nekem, mint a régi kémiatanáromnak a lakmuszpapír: remek indikátor. Minél többet találok belőle egy cégnél, biztos lehetek benne, hogy a vállalatirányítási rendszer annál használhatatlanabb. Az Excel viszont nem sokat segít ezen. Egy fájlt egyszerre csak egy ember tud szerkeszteni, így mindenkinek lesz saját példánya, amiből rövid úton egész táblázat-erdők burjánzanak: ha egy cégvezető kikéri az egyiket, hat különböző formájú verziót kap vissza. Ha azt gondoljuk, van egy vevőnyilvántartásunk, az sosem csak egy: a sales-es kolléga táblázatában találjuk az e-mail címet, a könyvelőében az adószámot, és így tovább. Ráadásul, ha meg akarjuk tudni, ki szerkesztett bele az egyik fájlba, és a három héttel ezelőttire van szükségünk, az izzasztó órákat fog okozni nemcsak nekünk, de a rendszergazdának is….

Tiszta fájlok, rendes cég

A jó hír, hogy táblázatból is létezik olyan, ami okos, és szerintem ismerős is: a Google Táblázat. Ezzel végre kivághatjuk a cellaerdőt: dinamikusan tudjuk az egyik táblázatot a másikba pakolni, tudunk vele dolgozni telefonon, tableten is. Mindenki láthatja, aki érintett… és senki, aki nem! Amellett, hogy valós időben tudunk egy adatbázison együtt dolgozni, titkosíthatunk oszlopokat, füleket – jelszó helyett egyszerűen a felhasználói azonosítónkkal.

Persze saját magunk elől is védhetjük a fájljainkat: ha tudjuk magunkról, hogy minden második szót kérlelhetetlenül elgépelünk, mezőnként kötelező értékeket állíthatunk be, amikből választhatunk – így a tartalom nem csak egységes, de visszakereshető és villámgyorsan kimutatás-kompatibilis lesz.  A táblázatokat automatizálhatjuk és testre szabhatjuk: ha például a cellákban van, hogy kiknek kell számláznunk, csak felvisszük a számlázó rendszerünkbe, és hátradőlhetünk egy kávéval.

Táblázatok: okoskodás helyett okosítás

Ez persze nem azt jelenti, hogy az összes eddigi Excelt a lomtárba süllyeszthetjük. Ha egy ügyfél ma telefonál, holnap szerződést kötünk, felhőbe költöztetjük, elkérjük a meglévő táblázatait és azokat igény szerint „okosítjuk” – holnapután pedig már dolgozhat is a hatékony rendszerével. Ha vállalatirányítási rendszerek és Excel táblák közül kell választanunk, a G Suite mindkettőnek az előnyösebb oldalát nyújtja – ha nem is pont a Szent Grál, de tapasztalatom szerint a legtöbb vállalatnak mindenképp aranybánya.

Érdekel, hogyan költöztetheted céged a felhőbe? Kattints!

KAPCSOLAT