Lássunk néhány praktikus Gmail funkciót, amikről talán még nem is hallottál!

10 Google Workspace tippen keresztül mutatjuk be az alkalmazás nyújtotta hasznos lehetőségeket

A Gmailt bizonyára senkinek nem kell bemutatnunk, azt azonban sokan nem tudják, hogy az alkalmazás több mint egy szimpla levelező rendszer.  Pedig a Gmail rengeteg hasznos funkcióval rendelkezik, melynek többségéről még sose hallottak az átlag felhasználók. Mutatunk pár hasznos tippet, ami segít magasabb szintre emelni a Gmail rendszer kezelését és az online együttműködést.

Ezzel a 10 nagyszerű Google Workspace tippel nem csak a saját feladataid, de kollégáid munkavégzését is jelentősen megkönnyítheted!

1. Kezeld egyszerűen kollégáid névjegyeit, e-mailjeit és naptárát!

Ez a lehetőség nagyban megkönnyíti a vezetők kommunikációjáért felelős személyi asszisztensek és más irodai alkalmazottak munkáját, akik így hozzáférhetnek és gondozhatják feletteseik névjegyeit. Ezzel a beállítással a Gmail-ben koordinálhatják az üzeneteket és írhatnak is a főnökük nevében, ezen kívül ütemezhetik és kezelhetik a naptári eseményeit is. A hozzáférés rugalmasan használható, így legyen szó hosszútávú együttműködésről, vagy pár hetes projectről, a funkció által kínált lehetőség mindenki számára nyitott.

[INGYENES E_BOOK] 25 google workspace tipp cégvezetőknek, szakértőknek

2. Használj szűrőket az e-mailek automatikus rendezéséhez!

A Gmail-ben már különböző szűrők is létrehozhatók a bejövő e-mailek automatikus törléséhez, csillagozásához, továbbításához, és címkék alkalmazásához.

Bosszantó és sajnos nem ritka jelenség, amikor az e-mail fiókok megtelnek irreleváns üzenetekkel, esemény visszaigazolásokkal, promóciókkal, automatikus válaszokkal és még sorolhatnánk. Ennek elkerülésére érdemes olyan szűrőt beállítani a Gmail fiókban, ami automatikusan archiválja az ilyen jellegű üzeneteket, hogy több figyelmet kaphassanak a fontosabb e-mailek.

3. Az elküldött üzeneteidet egyszerűen visszavonhatod!

Gmail „küldés visszavonás” funkció engedélyezésével az üzenet elküldését követő 30 másodpercben még vissza lehet vonni a már kiküldött e-maileket. Így hiányos információ, elgépelés, rossz cím hozzáadása, vagy a csatolmány elmulasztása esetén is egyszerűen visszavonható és korrigálható az üzenet.

4. Az előre megírt válaszokkal értékes időt spórolhatsz meg!

A gyakran kiküldött egyforma üzenetek újra és újra begépelése helyett használj inkább Gmail sablonokat! Az olyan sűrűn ismétlődő fontos információk reprodukálására, mint például az irodába vezető útvonal, vagy a videomegbeszélések elérése, hozz létre saját sablonokat, így nem kell minden alkalommal külön-külön begépelned ugyanazt a szöveget a levelezések során.

5. Egyszerre több aláírást is könnyedén kezelhetsz!

Ha a vállalaton belül vagy kívül eltérő aláírásokat kell használnod a levelezéseid során, hozz létre a Gmail-ben különböző aláírás sablonokat! Ennek segítségével több aláírást is könnyedén kezelhetsz, a sablonok váltogatásával pedig pillanatok alatt módosíthatók az üzenetekben használt szignók.

6. Maradj folyamatos kapcsolatban a Google Chat segítségével!

A Google Chat használatával bármilyen eszközről és bárhonnan villámgyorsan létesíthető kapcsolat a Gmail levelező listádon lévő személyekkel. Így sürgős ügy esetén bármikor indíthatsz online beszélgetést feletteseddel, vagy munkatársaiddal.

7. Részletesen kereshetsz rá a kontaktjaiddal kapcsolatos információkra

A Cloud Search segít, ha részletes információra van szükséged a csapatodban lévő munkatársakról. Ezzel az alkalmazással a Google Workspace összes termékében egyszerre kereshetsz rá adott személyekhez kapcsolódó munkahelyi adatokra. A különböző információkra vonatkozó keresések a naptári eseményektől kezdve, a megosztott fájlokon keresztül, a névjegyadatokon át, a Google Workspace egész rendszerén lefuttathatók.

Iratkozz fel még több tartalomért!

8. Állítsd össze munkatársaid napirendjét és küldd ki nekik e-mailben!

Mivel napjainkban jócskán megnőtt az online meetingek és virtuális események gyakorisága, így nagyban hozzájárulhat a munkahelyi szervezettség megőrzéséhez, ha a kollégák időben megkapják a munkanapjukra, vagy hetükre vonatkozó napirendjüket, amin nyomon követhetik a közelgő találkozóikat és eseményeket.

9. Készíts listát és kövesd nyomon a fontos feladatokat a Google Tasks-ban!

Maradj rendszerezett, és rangsorold feladataid a Gmail-ben vagy a Naptárban található Tasks-al. Ezzel a funkcióval akár e-mail üzeneteid is könnyedén átalakíthatod listázott feladatokká, és beállíthatsz hozzájuk határidőket, amelyek a naptáradban is automatikusan megjelennek.

10. Hatékony munka gyors billentyűparancsokkal

Ha szeretnél gyorsabban dolgozni és időt megtakarítani, tekintsd meg a Gmail egyszerű billentyűkombinációit, amik segítségével több feladatot végezhetsz el kevesebb kattintással.

A Billentyűkombinációkat ITT találod!

Próbáld ki a Google üzleti felhőt!

ingyenes e-book

25 GOOGLE WORKSPACE TIPP

CÉGVEZETŐKNEK, SZAKÉRTŐKNEK