A lemorzsolódás veszélyével néznek szembe azok a cégek, ahol a vezető még mindig analóg módszerekkel menedzseli a munkatársakat
A rohamos digitalizáció és az információk villámgyors áramlásának idején egyre inkább lemorzsolódnak azok a vállalkozások, amelyek nem tudnak alkalmazkodni a változó környezethez. Ez vezetői szinten is kiütközik: egyre többen ütköznek abba a problémába, hogy az eddig jól bevált analóg eszközökkel már nem képesek hatékonyan ellátni a vezetői feladatokat.
„A vezető digitális kompetenciája azért határozza meg a cég hatékonyságát, mert egy vezető mindig azért van, hogy a csapatát mozgassa. Ennek tükrében látnunk kell, hogy a piaci versenyben a szervezeti digitalizáció mellett megkerülhetetlenné válik a vezetők egyéni digitalizációja is.”
Juhász Viktor – ügyvezető, iSolutions
Ha a vezető nem mutat példát, a munkatársak se fogják komolyan venni a digitalizációt
Informatikai érettség nélkül ma már lehetetlen átlátni a cég működését és a munkatársak teendőit, így az a vezető, aki nem rendelkezik alapvető digitális kompetenciákkal, nem lesz képes hatékonyan irányítani szervezetét. A vállalkozások működésének egyik legfontosabb eleme ugyanis a vezetők példamutatása. A munkatársak akkor fogják a feléjük támasztott elvárásokat komolyan venni, ha a vezetőjük jó példával jár előttük az informatikai rendszerek használatában.
Ez a gyakorlatban annyit tesz, hogy a munkameneteket a vállalat digitális rendszerén kíséri figyelemmel, ott kéri számon a státuszokat, az elkészült feladatokat és riportokat. A példamutatás nagyon fontos ahhoz, hogy egy vállalat digitalizálódni tudjon. Ez pedig azt jelenti, hogy a vezetőknek is digitálisan kell élniük. Ehhez el kell hagyni az analóg eszközöket és el kell kezdeni valamilyen feladatkezelő rendszerben menedzselni a kiadott munkát és a kollégák számára is egyértelművé tenni ezt a rendszert.
Felesleges a jegyzetfüzethez ragaszkodni, ha bármikor kéznél van az okostelefon
A digitális fejlődés során sokszor a berögzült szokások leküzdése a legnehezebb feladat. A legtöbb vezetőnek hosszú évek alatt kialakult rutinja és olyan jól megszokott analóg eszközei vannak, mint a határidőnaplók, jegyzettömbök és filofaxok. Habár 10-15 éve ezek az analóg eszközök jelentették a hatékony feladatmenedzsmentet, az okostelefonok és tabletek világában egyre furcsább, mikor valaki a teleírt jegyzetfüzetéből igyekszik a teendői közt eligazodni. Éppen ezért fontos, hogy a cégvezetők a digitalizációra ne teherként, hanem egy olyan lehetőségként tekintsenek, ami hosszútávon időt és energiát spórol nekik, nem utolsó sorban pedig segít csökkenteni a stresszt és enyhíti a folyamatos hajszoltság érzését.
A jegyzetfüzet kiváltására például tökéletes lehet egy Google dokumentum, ahova a vezető ugyanúgy feljegyezhet magának feladatokat, amik automatikusan lementődnek. A felhőnek köszönhetően ezeket a feljegyzéseket később nem csak a számítógépéről, de a telefonjáról és a tabletjéről is eléri, a dokumentumokban ráadásul kulcsszavakra is rákereshet, így pillanatok alatt megtalálja a számára fontos feljegyzéseket.
Ha jól használnánk a levelező rendszert, alig küldenénk e-maileket
Sok esetben nem a digitális eszközök hiánya, hanem azok nem rendeltetésszerű használata okozza a vezetők és beosztottak közti kommunikáció nehézségeit. Jó példa erre a levelező rendszerek kezelése. Sok vezető gondolja úgy, hogy attól lesz digitalizált a vállalkozása, hogy heti szinten többszáz e-mailt vált a munkatársakkal.
Ez azonban hatalmas tévhit.
Valójában az e-mailezés nem a feladatok kiadására és a közös ötletelésekre való, pedig a gyakorlatban a legtöbb cégnél erre használják. Mikor egy nyitott kérdést tesznek fel e-mailben és arra 30-40 válasz érkezik, átláthatatlanná válik a rendszer és elvész benne a hasznos tartalom. Az ilyen jellegű levelezést ma már bármilyen rendszeren belül ki lehet váltani a chat modullal, de a leghatékonyabb, ha valamilyen feladatkezelő rendszeren keresztül történnek a közös ötletelések.
„Fontos, hogy a vállalkozások eljussanak arra a szintre, mikor a vezetők és a munkatársak is magabiztosan kommunikálnak a feladatkezelő rendszerbe. Még jobb, ha a cég olyan rendszerben dolgozik, ami képes folyamatokat kezelni, amik beépülnek a munkamenetbe és rutinná válhatnak a feladatvégzés során. Erre kiváló lehet egy CRM rendszer, amik közt számos ingyenes megoldás található a piacon.”
25 GOOGLE WORKSPACE TIPP CÉGVEZETŐKNEK, SZAKÉRTŐKNEK
Amit ma megtehetsz, jobb lett volna tegnapra
Bizonyára sokak számára ismerős szituáció, mikor a gondosan beütemezett munkamenetet ASAP feladatok szakítják meg, amiknek határideje nagyon sürgős. Az egyik legnagyobb hiba, amit egy vezető elkövethet, hogy saját teendőihez és a kiadott feladatokhoz is minden esetben határidőt rendel, még akkor is, mikor nem látja előre, mikorra tudnak elkészülni vele.
Ez akkor okoz problémát, mikor a munkatársakhoz váratlanul plusz feladatok esnek be, amikhez újabb szűkös határidőket rendelnek és végül teljesen felborul az ütemezés, ami stresszhez és túlhajszoltsághoz vezet. Ilyenkor a munkavállaló jogosan érzi azt, hogy folyamatos versenyfutásban van az idővel, ez pedig rontja a termelékenységet is.
A vezetők határidők helyett priorizálják a feladatokat, tehát egy új munka kiadása során vegyék figyelembe a már meglévő teendőket és azok fontossága szerint határozzák meg a sorrendet. Persze mindig lesznek olyan feladatok, amiket határidőhöz kell kötni, de ezzel a módszerrel alapvetően csökkenthető a stressz és elkerülhető a kiégés.
A Google Task feladat menedzsment rendszere kimondottan a feladatok priorizálására lett kitalálva. Ebbe a rendszerbe egyszerűen lehet behúzni a feladatokat, és tetszőleges sorrendbe tenni őket. Ráadásul bármikor elhelyezhető új feladat ebben a piramisban. Persze ha van olyan feladat, ahol fontos a dátum, azt is meg lehet benne jelölni, amit a Google mutatni fog a naptárban is.
Mindig lesznek olyan feladatok, amik a fiókban maradnak
Bár a vezetőknek minden feladat fontos, mégis el kell fogadni azt a tényt, hogy lesznek olyan feladatok, amik sose lesznek elvégezve. Ez pedig nem a munkatársak lustasága miatt adódik így, egyszerűen csak annak a természetes jelenségnek tudható be, hogy egy cég életében mindig felmerülnek újabb ötletek, amik felülírják a régieket. Ha ezt tisztázza magában egy vezető, máris egy hatalmas lépést tett a fókuszáltság és nyugodtabb élet felé.
Sokan attól félnek, hogy a feladatkezelő tükröt tart eléjük
Bár a mai feladatkezelő rendszerek már rendkívül praktikusak és egyszerűen kezelhetők, mégis sok vezető tart a használatuktól. A szakértő szerint a rendszerektől való félelem sok esetben nem a bonyolultságból adódik, hanem abból, hogy tükröt tart a vezetők elé, amiben tisztán láthatóak a tornyosuló teendők és az el nem végzett feladatok.
A feladatokkal való szembesülés azonban fontos a hatékonyság növeléséhez, hisz segíti a munkavégzés átláthatóságát és a prioritások kialakítását is. Van olyan felhasználó, aki az eszközt okolja a sok feladata miatt, pedig az csak megjeleníti a valóságát. Nagyon sok esetben ez az oka annak, hogy valaki nem használja ezeket a rendszereket.
Pedig az átláthatóság vagy a tervezhetőség javítására ma már fantasztikus digitális eszközök léteznek. Ezek használata azonban nagyfokú fegyelmezettséget igényel. Fontos, ha elkötelezi magát a vezető egy munkamódszer, vagy egy feladatkezelő, vagy bármilyen priorizálási rendszer mellett, akkor azt hosszútávon is tartsa meg.
