Jegyzetfüzet mai nyelven: Google Tasks
2018. május 25.
GDPR: szintlépés a cégemben
2018. június 6.

Vállalatirányítás: távolról is összhangban

A könnyű esetekből nem tanulunk semmit – ez pedig fokozottan igaz akkor, ha felhő alapú vállalatirányítási rendszerekkel foglalkozunk. Esettanulmányomon keresztül az iSolutions csapat egy olyan ügyfelét mutatom be, akiknél a hatékony informatikai háttér alapköveit mi tettük le. Két éve tartó utánkövetésük alapján tehát átfogóan látjuk a megújulás hosszú távú hatásait cégük működésére.

Elszórt problémák

Bemutatott ügyfelünk egy szolnoki székhelyű munkaerő kölcsönző vállalat, amely kicsi, néhány fős csapatból nőtte ki magát országos hálózattá – tevékenységi körüknél fogva praktikusan termelő vállalatok közelében alakítottak ki új telephelyeket, amelyekből összesen 13 létesült. A legtöbb munkatársat a székhely és a budapesti iroda foglalkoztatta, a többi vidéki helyszínen pedig átlagosan háromfős csoportok dolgoztak.

Ennek az elszórtságnak köszönhetően nehézséget okozott összehangolni az alapvető vállalati kommunikációt: ehhez sem az elméleti rendszer, sem az informatikai háttér nem volt meg. Ha valahol jelentkezett egy potenciális munkavállaló, az adatait egy közös rendszer helyett csak az adott kolléga számítógépére vitték fel.

Külön Excel-táblázatokban dolgoztak,így nagyon körülményes volt minden dokumentumfrissítés után újra és újra megosztani ezeket egymással.

A havi szinten 50-100 fő közötti új dolgozó felkutatása  önmagában sem egyszerű dolog, emellett a hatékony munkát hátráltatta egy egyszerű automata dokumentumgeneráló hiánya is – leginkább pedig egyre égetőbb szükség lett egy egységes, központi adattárolási és kommunikációs platformra.

(Vállalatirányítási) rendszerben a megoldás

A cég vezetői végül 2015 tavaszán kérték az iSolutions segítségét. Miután felmértük a nehézségeket, amelyekkel hozzánk fordultak, örömmel fogadták a hírt, miszerint az optimalizáláshoz nem lesz szükség költséges szervergépre vagy bonyolult infrastruktúrára.

A leghatékonyabb megoldásnak ugyanis az bizonyult, hogy a G Suite felhő alapú szolgáltatására építettük fel ügyfelünk vállalatirányítási rendszerét.

Első lépésként a külön-külön felvitt dokumentumokat migráltuk a Google rendszerébe, és az ügyféllel egyeztettük, hogy melyek legyenek közös használatúak. Az egyszerűbb elérhetőség és rendezettebb arculat érdekében készítettünk Gmail alapú, saját cégnévvel végződő e-mail fiókokat.

Egységes, követhető mappastruktúrát alakítottunk ki. Olyan sablontáblázatokat készítettünk, amelyek megkönnyítik a folyamattervezést: üzembe helyeztük az dokumentumgenerátort, amellyel az adatok a bevitel után automatikusan a megfelelő helyre kerültek, és az ügyfelek változó státuszai is követhetővé váltak. Igény jelentkezett még egy bérelszámoló szoftverre is, amelyet a felhővel szinkronizálva a felépített rendszerbe ültettünk. Az újítások használatának érdekében többlépcsős oktatást tartottunk – 13 különböző helyszín miatt többször webkonferecián keresztül, de személyes találkozásokra is alkalom nyílt.

Előny a piacon és azon túl

Rendszer nélkül szinte lehetetlen a hatékony működés, hiszen a vállalat átláthatatlan.  A legfontosabb előny, hogy az adatok egységesen kezelhetőek, a székhely irodája tehát valós központként tud működni, hiszen onnan minden folyamat átlátható.

A mindennapi feladatok, mint például a kölcsönzött munkavállalók be- és kiléptetése egy-két perces folyamattá egyszerűsödtek, emelve a cég szolgáltatási minőségét.

A dokumentumokon keresztül követhetővé vált a felvételi és a kiválasztási folyamat, és láthatóvá az adott ügyfél aktivitása, így effektíven kezelhető lett az évek alatt kiépített ügyfélkapcsolati háló. A 13 iroda kollégái a közös mappastruktúrának és a kommunikációs platformnak köszönhetően végre érdemben tudnak együtt dolgozni.

Az átállás természetesen nem zajlott nehézségek nélkül. A legtöbb kétség és kérdés a tapasztaltabb korosztálytól hangzott el, de bizalmukat növelte, hogy kollégáimmal egyszerűen fogalmazva, kézzelfogható információként adtuk át a tudást, és bármiben segítséget kérhettek. Bár mára minden dolgozó megtapasztalta a felhőalapú informatika mindennapi előnyeit, az utánkövetés keretében továbbra is rendelkezésükre állunk, és folyamatosan fejlesztjük a rendszert.

KAPCSOLAT